Hoe zorgt u voor optimale participatie in uw visietraject?

21/08/2020

Gemeenten betrekken steeds vaker de samenleving bij visievorming. Of het nu gaat om een omgevingsvisie, energievisie of toekomstvisie – inwoners, bedrijven en verenigingen worden steeds vaker gevraagd beleid mede vorm te geven. Veel gemeenten zien de toegevoegde waarde van participatie en in de omgevingswet is participatie zelfs een plicht. Er wordt op veel verschillende wijzen invulling gegeven aan participatie. Deze blog vertelt meer over hoe u participatie optimaal in kan zetten voor uw visietraject.

De voordelen van participatie
Een participatietraject bij visievorming kent vele voordelen. Verschillende belangen worden door participatie al in een vroeg stadium gehoord en kunnen worden meegenomen in de afwegingen waardoor beslissingen een groter draagvlak hebben. Daarnaast kan door middel van participatie de denkkracht, creativiteit en het ondernemerschap van de gemeenschap benut worden en kunnen nieuwe ideeën en invalshoeken ontstaan. Bovendien kan een goed participatietraject al een goede start geven aan de uitvoering van het beleid. Door de gemeenschap te betrekken en mee te laten beslissen ontstaat eigenaarschap en kan commitment onder belanghebbenden vergroot worden.

Om dit te bereiken is wel een goed vormgegeven participatietraject nodig. Hieronder lichten we daarom 4 tips voor een goed participatietraject bij visieontwikkeling toe.

Bepaal de mate van invloed
Participatie staat en valt met het goed afstemmen van verwachtingen. De frustratie is groot wanneer inwoners of belanghebbenden denken te kunnen meebeslissen terwijl er alleen sprake is van informeren. Belanghebbenden vol goede ideeën voelen zich niet serieus genomen wanneer zij alleen in de laatste fase nog hun fiat aan het plan mogen geven. Een participatietraject vol goede bedoelingen kan zo het tegenovergestelde resultaat bereiken. Belanghebbenden voelen zich niet gehoord en zijn teleurgesteld in de gemeente. Verwarring over verwachtingen moet daarom zo veel mogelijk voorkomen worden. Door van te voren goed na te denken over het participatieproces en helder te communiceren kan veel frustratie voorkomen worden. Bepaal daarom aan het begin van het visietraject het doel van participatie en het niveau waarop belanghebbenden mee kunnen praten. Communiceer de mogelijkheden voor participatie en het inspraakniveau al aan het begin van het project.

Welke stemmen en perspectieven zijn er?
Nadat het doel van participatie is vastgesteld is het belangrijk na te gaan wie de belanghebbenden zijn voor het visietraject. Wie moeten er meepraten? Welke stakeholders hebben een groot belang bij het onderwerp? En is het ook noodzakelijk om inwoners te spreken? Voor een economische visie ligt de focus misschien op ondernemers en werkgevers, bij een toekomstvisie kan het relevant zijn juist te kijken naar de jeugd: de groep die over 10 à 20 jaar als volwassene in de gemeente woont. Bij het inventariseren van verschillende belanghebbenden is het belangrijk onderscheid te maken tussen stemmen en perspectieven. Een stem representeert een persoon of organisatie terwijl een perspectief een bepaalde kijk of geluid over een onderwerp laat horen. Kijk bij visietrajecten daarom niet alleen naar de hoeveelheid stemmen maar zorg er vooral voor dat zoveel mogelijk perspectieven kunnen aanschuiven.

Verder dan alleen standpunten
Een participatietraject is succesvol wanneer het lukt om verder te komen dan het verzamelen van losse standpunten. Sommige inwoners of organisaties gebruiken een moment met de gemeente graag om hun stokpaardjes laten horen of zien de participatiebijeenkomst als het moment om hun beklag te doen over oude frustraties. Dit soort bijdragen kunnen het doel van de participatiebijeenkomst in de weg staan. Afhankelijk van het type bijeenkomst kan er ruimte gegeven worden aan mensen om hun hart te luchten. Vervolgens kunnen mensen meegenomen worden in het onderwerp. Door je participatietraject buiten het gemeentehuis te organiseren en naar de belanghebbenden toe te gaan wordt de drempel verlaagd om mee te doen. Visietrajecten zijn vaak toekomstgericht en voor sommige mensen wat abstract. Het is daarom belangrijk mensen mee te nemen in het onderwerp. Scenario’s zijn een hiervoor een goed instrument. Door de toekomst te verbeelden kunnen belanghebbenden zich verplaatsen in verschillende mogelijke toekomsten en wordt tegelijkertijd een gezamenlijke taal gecreëerd om over de toekomst te praten.

Maak slimme combinaties
Tot slot is het visietraject vaak niet het enige participatietraject waar de gemeente aan werkt. Maak daarom eerst een inventarisatie. Lopen er parallelle trajecten die eenzelfde groep belanghebbenden wil spreken? Of zijn er reguliere burgerpanels, inwonersavonden of andere participatiemomenten? Door gebruik te maken van bestaande structureren en waar mogelijk combinaties te maken wordt voorkomen dat inwoners en belanghebbenden ‘participatiemoe’ worden en zich overvraagd voelen.  

Elk visietraject vraagt om een andere participatie. Denk daarom goed na over wat past bij het project, de belanghebbenden en de gemeente en wees niet bang om iets uit te proberen. Inwoners en stakeholders zijn vaak bereid om een positieve bijdrage te leveren. Veel succes!

Mocht u meer willen weten over participatie bij visieontwikkeling neem dan contact op met onze adviseur Tessa Speelman via speelman@futureconsult.nl

Benieuwd wat Futureconsult voor uw organisatie kan betekenen?

Neem contact met ons op via info@futureconsult.nl of 020 320 3100.