Participatie lijkt soms wel het nieuwe toverwoord binnen organisaties en in het openbaar bestuur. Bij Futureconsult zien we al veel langer de voordelen van goede participatie in een traject. Wij zijn ervan overtuigd dat je een brede groep stakeholders, medewerkers en/of inwoners moet betrekken als je het over de toekomst van je organisatie, bedrijf of gemeente wilt hebben. Maar hoe zorg je ervoor dat een participatietraject succesvol is?
Eén van onze collega’s nam laatst deel aan een provinciaal burgerberaad. Eens aan de andere kant van de tafel zitten zorgde weer voor nieuwe inzichten. In deze blog combineren we deze inzichten met de ervaring die we bij Futureconsult hebben met het betrekken van burgers en medewerkers bij uiteenlopende projecten. Dus bij deze: onze lessen over participatie. Hoewel er vele vormen zijn van participatie, bijvoorbeeld via (online) enquêtes of programma’s, hebben we het hier vooral over methodes waarbij deelnemers met elkaar in gesprek gaan en hun inbreng delen. Op deze manier is er ruimte voor nuance en de redeneringen die achter de meningen schuilgaan.
Onze zes lessen:
Als eerste: zorg voor een duidelijke vraag of kwestie waarover je de mening van de stakeholders wilt verkrijgen. Dit kan bijvoorbeeld zijn de ontwikkeling van een nieuwe visie of strategie. Of het vinden van oplossingen voor een bepaald probleem, bijvoorbeeld hoe om te gaan met het personeelstekort. Een duidelijke vraag betekent vaak ook een duidelijke aanleiding: waarom wil je nu participatie inzetten? Zorg dat de vraag past in huidige besluitprocessen of binnen een bredere context, zodat de kans groter is dat je de uitkomsten van het participatieproces meteen kunt toepassen.
Zorg voor goede communicatie naar de deelnemers en anderen toe. Natuurlijk is het als eerste belangrijk goed te communiceren wie wanneer kan deelnemen aan inputsessies of workshops. Maar maak ook duidelijk wat er met de resultaten gaat gebeuren, wat het traject inhoudt en wat de deelnemers kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt.
Denk goed na over wie je uitnodigt voor een participatietraject. Zorg voor een diversiteit aan mensen. Voor een participatietraject binnen een organisatie betekent dit dat er van elke afdeling en elke ‘laag’ in de organisatie iemand aanwezig is, van directeur tot stagiair. Bij een participatietraject met burgers betekent dit dat er een afspiegeling van de samenleving deelneemt of in elk geval deel kan nemen. In sommige gevallen betekent dit dat je van een bepaalde groep meer mensen moet uitnodigen, of hen nog eens na moet bellen, om ervoor te zorgen dat ook deze groep goed vertegenwoordigd is. Let er in alle gevallen op dat de deelnemers goed mixen tijdens de workshops. Als mensen die elkaar al kennen of in dezelfde afdeling werken of veel met elkaar gemeen hebben in gesprek gaan, blijft het gesprek vaker hangen in oppervlakkigheden dan als mensen elkaar nog niet kennen.
En dan de manier van input ophalen. Wat goed werkt, is om deelnemers in groepjes een gesprek te laten voeren aan de hand van een paar vragen. Stel vragen waardoor deelnemers het gevoel hebben dat ze hun ei kwijt kunnen. Dus niet hele specifieke vragen zonder ruimte voor andere inbreng die daar net buiten valt of dat er te weinig ruimte is voor een genuanceerde inbreng: bijvoorbeeld als na een uitgebreide discussie in een groepje maar één woord wordt meegenomen als input. Op deze manier krijgen deelnemers niet het idee dat het serieus wordt genomen wat ze te melden hebben. Zorg dus voor open vragen waarbij deelnemers de kans hebben hun mening en de resultaten van hun gesprek zo direct en uitgebreid mogelijk kunnen meegeven, zodat er een terugkoppeling ontstaat die een afspiegeling is van het gesprek wat de deelnemers gevoerd hebben.
Om ervoor te zorgen dat je ophaalt wat de deelnemers écht vinden, is het belangrijk te zorgen voor veilige sfeer. Spoor deelnemers aan om welles-nietes discussies te vermijden en in plaats daarvan door te vragen op elkaar. Zo ontdekken ze elkaars argumenten en standpunten en komen ze samen tot de kern. De deelnemers hoeven het in de groepjes niet eens te worden, het gaat er om dat iedereen de kans krijgt zijn/haar/hun mening te geven.
Hoe zorg je er voor dat participatiebijeenkomsten geen klagenuurtjes worden? Een van de manieren is om een toekomstgericht gesprek te voeren. Door vragen te stellen als: ‘hoe zou je willen dat de gemeente, de organisatie of het bedrijf er over 10 jaar uit ziet?’ help je deelnemers de waan van de dag te ontstijgen. Door deelnemers te vragen zich te verplaatsen in de toekomst, komt het gesprek al snel tot de kern: welke waarden vinden de deelnemers het belangrijkst? Ook zorgt dit meestal voor een positieve, vrije sfeer. Het gebruik van creatieve methoden zoals verhalen, tekeningen, film, spel of muziek, kan deelnemers helpen zich in te leven in de toekomst.
Maar uiteindelijk is het belangrijkste bij participatie: gewoon doen! Participatie zorgt voor frisse ideeën en voor draagvlak, iedereen vindt het immers fijn gehoord te worden en het geeft inzicht in de dilemma’s van bestuurders en leidinggevenden. Het eerste participatietraject gaat misschien niet perfect, maar vraag feedback van de deelnemers en gebruik deze lessen voor een volgende keer.